Juridique
Conditions générales
Ceci est une traduction. Seule la version néerlandaise est juridiquement contraignante.
Kwantro est un logiciel de gestion de stock pour les entreprises disposant d’un ou plusieurs sites. Les présentes conditions décrivent ce que vous pouvez attendre de nous et ce que nous attendons de vous. Nous les avons rédigées de la manière la plus lisible possible.
1. Définitions
- Kwantro ou nous : , inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro , numéro de TVA , établie à , joignable via .
- Client : l’entreprise ou l’organisation qui conclut avec Kwantro un contrat pour l’utilisation du Service.
- Service : le logiciel en tant que service (SaaS) Kwantro pour la gestion de stock, accessible via le site web, l’application web et les applications mobiles, y compris les e-mails et notifications associés.
- Propriétaire : l’Utilisateur qui gère l’entreprise dans le Service au nom du Client (abonnement, équipe, paramètres).
- Utilisateur : une personne physique qui a accès au Service au nom du Client (propriétaire, manager, employé ou rôle personnalisé).
- Site : un parc, un bâtiment, un entrepôt, un service ou tout autre lieu pour lequel un stock est tenu dans le Service et qui n’est pas archivé.
- Données du Client : toutes les données que le Client et les Utilisateurs saisissent, importent ou font traiter via une intégration dans le Service.
- Contrat : le contrat entre Kwantro et le Client relatif au Service, y compris les présentes conditions et l’accord de sous-traitance.
2. Champ d’application
2.1 Les présentes conditions s’appliquent à toute offre de Kwantro, à toute commande via le site web et à tout Contrat relatif au Service, y compris pour les solutions sur mesure (Enterprise), sauf disposition contraire expresse du devis.
2.2 Les conditions générales ou d’achat du Client ne s’appliquent pas, sauf si Kwantro les a acceptées par écrit.
2.3 Si une disposition s’avère nulle ou annulable, les autres dispositions restent applicables. Les parties remplacent alors cette disposition par une disposition valable se rapprochant le plus possible de l’intention initiale.
3. Usage professionnel
3.1 Le Service est exclusivement destiné à un usage dans le cadre de l’exercice d’une profession ou d’une entreprise. En commandant, le Client déclare agir en tant qu’entreprise ou organisation et non en tant que consommateur.
3.2 Le Client n’étant pas un consommateur, aucun droit de rétractation légal (délai de réflexion de 14 jours) ne s’applique. Une période payée n’est pas remboursée, sauf lorsque les présentes conditions le prévoient expressément.
4. Commande et activation
4.1 Le Client commande le Service via le site web : il choisit un abonnement et une période de paiement, saisit les noms de ses Sites ainsi que ses données d’entreprise et de facturation, accepte les présentes conditions et paie la première période d’avance via notre prestataire de paiement Mollie.
4.2 Le Contrat est conclu au moment où le paiement de la première période est reçu. Kwantro crée alors immédiatement l’environnement de l’entreprise avec les Sites indiqués et envoie au Propriétaire un e-mail pour activer le compte et choisir un mot de passe. La facture de la première période est ensuite disponible dans l’application.
4.3 En l’absence de paiement, aucun Contrat n’est conclu et rien n’est créé. Le Client peut encore finaliser le paiement dans les jours qui suivent via le lien figurant sur la page de bienvenue.
4.4 Pour Enterprise (sur mesure), le Contrat est conclu par l’acceptation écrite du devis. Kwantro configure l’environnement et invite le Propriétaire par e-mail.
4.5 L’inscription autonome n’est pas possible. Les comptes ne sont créés que par une commande, un devis ou une invitation du Client. Le Client est responsable de l’exactitude des données qu’il fournit lors de la commande, y compris l’adresse e-mail du Propriétaire.
5. Le service
5.1 Kwantro met le Service à disposition tel qu’il fonctionne à ce moment-là et tel que décrit sur le site web. Les fonctionnalités disponibles dépendent de l’abonnement ; le Propriétaire peut activer ou désactiver des fonctionnalités par rôle ou par personne.
5.2 Kwantro développe le Service en continu et peut ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités. Le cœur du Service, la tenue du stock par Site avec plusieurs Utilisateurs, est maintenu. Nous informons le Propriétaire des modifications substantielles et des nouvelles versions dans l’application et, s’il le souhaite, par e-mail.
5.3 Le Service est un outil d’aide. Le Client reste responsable de l’exactitude du stock saisi, des paramètres qu’il choisit (tels que minimums, validation, droits et durées de conservation) et des décisions prises sur la base du Service, telles que commandes, inventaires, sorties de stock et rapports.
5.4 Les applications mobiles fonctionnent également sans connexion internet : les modifications sont conservées sur l’appareil et envoyées dès que la connexion est rétablie. Jusqu’à ce moment, elles ne sont pas visibles pour les autres Utilisateurs.
6. Abonnements, sites et prix
6.1 La redevance est calculée par Site et par mois, selon l’abonnement choisi (Basis, Starter, Professional ou Enterprise) et les prix affichés sur le site web au moment de la commande. Tous les prix sont hors TVA. Chaque abonnement comporte un nombre maximal de Sites et d’Utilisateurs ; ces maximums figurent sur le site web.
6.2 En cas de paiement annuel, le Client paie dix mois pour douze mois d’utilisation, comme indiqué sur le site web. À partir du nombre de Sites indiqué sur le site web, une remise sur volume s’applique au prix par Site ; cette remise ne se cumule pas avec un prix sur mesure.
6.3 Les codes de réduction et de parrainage s’appliquent aux conditions indiquées lors de l’action. Un avoir (par exemple un mois gratuit pour un parrainage) est déduit de la prochaine facture et n’est pas versé en espèces.
6.4 Le Propriétaire demande un nouveau Site dans le Service. Après validation par Kwantro, le Site est disponible et compte à partir de la prochaine facture. Un Site archivé ne compte plus à partir de la prochaine facture ; les données sont conservées.
6.5 Kwantro peut adapter les prix au plus une fois par an. Une augmentation est annoncée par e-mail au Propriétaire au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. En cas d’augmentation de plus de 5 %, le Client peut résilier le Contrat à la date d’entrée en vigueur, y compris pendant une période annuelle ; la part payée d’avance pour la période restante est alors remboursée.
6.6 Pour Enterprise, le prix, le nombre de Sites et les accords complémentaires du devis s’appliquent.
7. Factures et paiement
7.1 Kwantro facture d’avance, par mois ou par an, selon la période de paiement choisie. Les factures sont établies au début de chaque période et sont disponibles dans l’application ; le Propriétaire en est informé par e-mail.
7.2 Le délai de paiement est de 14 jours à compter de la date de facture. Le Client paie via le lien de paiement dans l’application (Mollie) ou, s’il a donné un mandat à cet effet, par prélèvement automatique.
7.3 En cas de retard de paiement, Kwantro envoie au plus trois rappels : le premier à l’expiration du délai de paiement, les suivants à sept jours d’intervalle. Si la facture n’est toujours pas payée 14 jours après la date d’échéance, Kwantro peut suspendre l’accès au Service pour tous les Utilisateurs. Les Données du Client sont conservées pendant la suspension ; après paiement, l’accès est immédiatement rétabli.
7.4 À compter de la date d’échéance, le Client est redevable, sans mise en demeure préalable, des intérêts légaux commerciaux. Les frais de recouvrement extrajudiciaires sont à la charge du Client, selon le barème légal.
7.5 Le Client signale toute contestation d’une facture dans les 14 jours suivant la date de facture. Une contestation ne suspend pas l’obligation de paiement.
7.6 Un remboursement ou une annulation d’un paiement rouvre la facture correspondante ; l’article 7.3 s’applique alors.
8. Durée, modification et résiliation
8.1 Un abonnement mensuel court par mois calendaire et peut être résilié pour la fin du mois en cours.
8.2 Un abonnement annuel court douze mois à compter du premier jour du mois au cours duquel le Contrat est conclu et est ensuite reconduit d’année en année, sauf si l’une des parties l’a résilié au plus tard un mois avant la fin de la période en cours.
8.3 La résiliation se fait par e-mail à depuis l’adresse e-mail du Propriétaire, en indiquant le nom de l’entreprise. Kwantro confirme la résiliation par e-mail et y mentionne la date de fin.
8.4 Le Propriétaire peut demander dans l’application un autre abonnement ou une autre période de paiement. Après validation par Kwantro, la modification prend effet à la prochaine période de facturation. En cas de passage à un abonnement inférieur, le nombre de Sites et d’Utilisateurs doit respecter les maximums de cet abonnement.
8.5 Après la fin du Contrat, le Client peut demander, jusqu’à 30 jours après, un export de ses Données du Client (voir article 15). Ensuite, Kwantro supprime les Données du Client, sauf obligation légale de conservation.
9. Utilisateurs et droits
9.1 Les Utilisateurs n’obtiennent l’accès que sur invitation du Propriétaire ou, dans la mesure où le Propriétaire l’autorise, d’un manager. Le Client détermine lui-même qui il invite, quel rôle et quels droits une personne reçoit et à quels Sites elle a accès, et en est responsable.
9.2 Un compte est personnel. Les Utilisateurs gardent leur mot de passe et leur code PIN secrets et ne partagent pas leur compte. Le Client signale immédiatement à Kwantro tout soupçon d’abus.
9.3 Seul Kwantro désigne ou modifie le Propriétaire d’une entreprise, sur demande écrite du Client. Un Utilisateur peut supprimer son propre compte dans l’application, sauf s’il est le seul Propriétaire d’une entreprise.
9.4 Le Propriétaire peut rendre l’authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les Utilisateurs de l’entreprise. Kwantro peut rendre l’authentification à deux facteurs obligatoire pour les rôles disposant de droits étendus.
10. Obligations du client
10.1 Le Client utilise le Service conformément aux présentes conditions et à la loi, et veille à ce que ses Utilisateurs fassent de même.
10.2 Il est interdit : (a) d’utiliser le Service à des fins illicites ou pour stocker des contenus illicites ; (b) de contourner ou de tester la sécurité sans autorisation écrite ; (c) de solliciter le Service de manière déraisonnable, par exemple par des requêtes automatisées en dehors de l’API ; (d) de tenter d’accéder aux données d’autres clients ; (e) de revendre le Service ou de le mettre à la disposition de tiers sans l’autorisation de Kwantro.
10.3 Le Service n’est pas destiné aux données personnelles sensibles (telles que les données de santé ou pénales). Le Client ne saisit pas de telles données, pas même dans les notes, les champs personnalisés ou les pièces jointes.
10.4 Le Client assure lui-même son équipement, sa connexion internet et un navigateur ou une version de l’application pris en charge et à jour.
11. Disponibilité, maintenance et sauvegardes
11.1 Kwantro s’efforce d’assurer une disponibilité du Service de 99,5 % par mois calendaire, mesurée sur les serveurs de Kwantro et hors maintenance annoncée et force majeure. Il s’agit d’une obligation de moyens ; ce n’est que pour Enterprise que des engagements fermes peuvent être convenus dans un accord de niveau de service distinct.
11.2 Le statut actuel est consultable sur la page de statut. Nous effectuons la maintenance planifiée, dans la mesure du possible, en dehors des heures de bureau et l’annonçons à l’avance lorsqu’une interruption perceptible est attendue.
11.3 Kwantro effectue chaque nuit une sauvegarde chiffrée de la base de données et teste chaque nuit automatiquement si cette sauvegarde peut être restaurée. Les sauvegardes sont conservées 90 jours. Une sauvegarde sert à la restauration après une panne chez Kwantro ; elle ne permet pas de restaurer des données qu’un Utilisateur a lui-même modifiées ou supprimées. Le Service propose pour cela un journal d’activité, la fonction « annuler » (dans les 15 minutes) et la validation préalable.
12. Assistance et accès du support
12.1 L’assistance s’effectue par e-mail via et via les pages d’aide dans l’application. Kwantro s’efforce de répondre les jours ouvrés sous un jour ouvré. Pour Professional et Enterprise, les demandes sont traitées en priorité. L’assistance est assurée en néerlandais et en anglais.
12.2 Les collaborateurs de Kwantro ne peuvent accéder à l’environnement du Client qu’après que le Propriétaire a donné dans l’application une autorisation expresse et temporaire. Cet accès est en lecture seule et est enregistré dans le journal d’audit du Client. Sans autorisation, Kwantro n’a accès que dans la mesure strictement nécessaire pour résoudre une panne ou analyser un incident de sécurité ; cela est également enregistré.
13. Fonctionnalités IA
13.1 Selon l’abonnement, le Service comprend des fonctionnalités faisant appel à l’intelligence artificielle d’un fournisseur externe (voir la déclaration de confidentialité) : la lecture des bons de livraison, le comptage par photo, l’assistant, la prévision de consommation, le récit de la semaine et les résumés. À cet effet, le bon de livraison ou la photo, la question et les données de produits et de stock nécessaires sont envoyés à ce fournisseur. Selon les conditions de ce fournisseur, les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’IA.
13.2 Les résultats de l’IA sont des propositions et peuvent contenir des erreurs. Le stock n’est enregistré qu’après qu’un Utilisateur a vérifié et confirmé les lignes. Le Client reste responsable de l’exactitude de chaque enregistrement et des décisions prises sur la base des prévisions ou des réponses de l’assistant. Les fonctionnalités IA ne prennent aucune décision ayant des effets juridiques pour des personnes.
13.3 Les fonctionnalités IA sont soumises à une limite d’usage raisonnable (fair use) par entreprise et par personne et par jour ; le Service signale lorsque la limite est atteinte. Kwantro peut adapter la limite et remplacer le fournisseur d’IA ou le modèle tant que la fonctionnalité est maintenue.
14. Intégrations et API
14.1 Le Client peut connecter le Service à des services tiers, tels que des boutiques en ligne (Shopify, WooCommerce), la comptabilité (Moneybird), des systèmes de caisse (via import) et ses propres systèmes (API et webhooks, selon l’abonnement). Le Client conclut lui-même le contrat avec ces tiers et est responsable des clés et accès qu’il saisit ainsi que de ce qu’il fait traiter via l’intégration.
14.2 Kwantro n’est pas responsable de la disponibilité, du fonctionnement ou des modifications des services tiers. Si un tiers modifie son interface de sorte qu’une intégration ne fonctionne plus, Kwantro s’efforce d’adapter l’intégration dans un délai raisonnable.
14.3 Les clés API sont secrètes et liées à l’entreprise et aux droits pour lesquels elles ont été créées. Le Client révoque immédiatement une clé en cas de soupçon d’abus. Kwantro peut fixer des limites raisonnables au nombre de requêtes.
15. Données, confidentialité et durées de conservation
15.1 Le Client reste propriétaire des Données du Client. Kwantro utilise les Données du Client exclusivement pour fournir, sécuriser et améliorer le Service, et ne les communique pas à des tiers, sauf aux sous-traitants ultérieurs nécessaires au Service (voir la déclaration de confidentialité) ou si la loi l’exige.
15.2 Dans la mesure où Kwantro traite des données personnelles pour le compte du Client (telles que les noms, adresses e-mail et actions des Utilisateurs), Kwantro est sous-traitant et le Client responsable du traitement. L’accord de sous-traitance fait partie du Contrat ; le Propriétaire peut l’accepter dans l’application et consulter la version acceptée.
15.3 Les données de chaque entreprise sont séparées au niveau de la base de données. Le Propriétaire peut à tout moment effectuer dans l’application un export complet des Données du Client (JSON) et exporter des rapports en CSV ou PDF.
15.4 Le Propriétaire choisit dans l’application la durée de conservation des mouvements de stock (12 à 120 mois, ou illimitée). Le journal d’audit est conservé trois ans. Kwantro conserve les factures sept ans en raison de l’obligation fiscale de conservation.
15.5 Après la fin du Contrat, Kwantro supprime les Données du Client 30 jours après la date de fin, y compris les fichiers importés. Les sauvegardes sont supprimées automatiquement après 90 jours.
16. Propriété intellectuelle
16.1 Tous les droits sur le Service, le logiciel, le design, la documentation, les vidéos et le nom Kwantro appartiennent à Kwantro ou à nos concédants de licence. Le Client reçoit, pour la durée du Contrat, un droit non exclusif et non transférable d’utiliser le Service pour ses propres activités.
16.2 Le Client ne peut pas copier, décompiler ou reproduire le Service, et ne supprime aucune mention de Kwantro du Service.
16.3 Kwantro peut librement utiliser les suggestions et retours du Client pour améliorer le Service, sans contrepartie.
17. Responsabilité
17.1 La responsabilité totale de Kwantro pour les dommages subis par le Client du fait d’un manquement dans l’exécution du Contrat ou d’un acte illicite est limitée à l’indemnisation des dommages directs, à concurrence du montant que le Client a payé pour le Service au cours des douze mois précédant l’événement dommageable, avec un maximum de € 10.000 par événement ou série d’événements connexes.
17.2 Par dommages directs, on entend exclusivement : les frais raisonnables pour déterminer la cause et l’étendue du dommage, les frais raisonnables pour rendre la prestation de Kwantro conforme au Contrat, et les frais raisonnables pour prévenir ou limiter d’autres dommages.
17.3 Kwantro n’est pas responsable des dommages indirects, notamment les dommages consécutifs, le manque à gagner, les économies manquées, l’interruption d’activité, les dommages dus à des commandes erronées ou tardives, les données perdues ou endommagées par le fait du Client ou de ses Utilisateurs, et les dommages résultant de l’utilisation de services tiers ou de résultats de l’IA non vérifiés.
17.4 Les limitations ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave délibérée de Kwantro ou de ses dirigeants, ni dans la mesure où la loi n’autorise pas de limitation.
17.5 Le Client signale tout dommage par écrit à Kwantro le plus rapidement possible, et au plus tard 30 jours après sa découverte. Tout droit à indemnisation s’éteint douze mois après l’événement.
17.6 Le Client garantit Kwantro contre les réclamations de tiers, y compris les Utilisateurs et les personnes concernées, résultant de l’utilisation du Service par le Client en violation du Contrat ou de la loi.
18. Force majeure
18.1 Kwantro n’est pas tenue d’exécuter ses obligations si elle en est empêchée par un cas de force majeure. En font partie en tout cas les pannes ou défaillances chez les fournisseurs d’hébergement, de télécommunications ou de services de paiement, les coupures de courant, les pannes d’internet, les cyberattaques malgré une sécurité raisonnable, les mesures gouvernementales, les incendies, ainsi que la maladie ou l’indisponibilité de collaborateurs indispensables.
18.2 Si une situation de force majeure dure plus de 30 jours, chacune des parties peut résilier le Contrat par écrit sans obligation d’indemnisation. La part payée d’avance pour la période postérieure à la résiliation est remboursée.
19. Suspension, résiliation et modifications
19.1 Kwantro peut suspendre totalement ou partiellement l’accès au Service si le Client ou un Utilisateur viole gravement les présentes conditions, compromet la sécurité ou la disponibilité du Service, ou présente un retard de paiement (article 7.3). Lorsque cela est raisonnablement possible, Kwantro avertit d’abord le Client et lui accorde un délai raisonnable pour remédier à la violation.
19.2 Chacune des parties peut résilier le Contrat par écrit avec effet immédiat si l’autre partie est déclarée en faillite, a demandé un sursis de paiement, cesse son activité ou, après une mise en demeure écrite, ne remplit pas une obligation essentielle dans les 14 jours.
19.3 Kwantro peut modifier les présentes conditions. Les modifications sont annoncées par e-mail au Propriétaire au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et publiées sur le site web. Si le Client n’accepte pas une modification substantielle à son détriment, il peut résilier le Contrat à la date d’entrée en vigueur ; la part payée d’avance pour la période restante est alors remboursée. Si le Client utilise le Service après la date d’entrée en vigueur, les nouvelles conditions s’appliquent.
19.4 Les dispositions qui, par leur nature, sont destinées à rester en vigueur après la fin du Contrat (telles que la responsabilité, la propriété intellectuelle, les données et la confidentialité visée à l’article 9 de l’accord de sous-traitance) demeurent applicables.
20. Droit applicable et litiges
20.1 Le Contrat est régi par le droit néerlandais. L’application de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises est exclue.
20.2 En cas de litige, les parties tentent d’abord de trouver une solution à l’amiable. Si cela n’aboutit pas dans les 30 jours, le litige est soumis au juge compétent du tribunal de l’arrondissement où Kwantro est établie, sauf si la loi désigne impérativement un autre juge.
20.3 Les présentes conditions sont rédigées en néerlandais. Une traduction n’est fournie qu’à titre d’information ; en cas de divergence, le texte néerlandais prévaut.