Juridisch
Algemene voorwaarden
Kwantro is software voor voorraadbeheer voor bedrijven met één of meer locaties. Deze voorwaarden beschrijven wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten. We hebben ze zo leesbaar mogelijk gehouden.
1. Definities
- Kwantro of wij: , ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer , btw-nummer , gevestigd aan , bereikbaar via .
- Klant: de onderneming of organisatie die met Kwantro een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Dienst.
- Dienst: de software-as-a-service Kwantro voor voorraadbeheer, bereikbaar via de website, de webapp en de mobiele apps, inclusief de bijbehorende e-mails en meldingen.
- Eigenaar: de Gebruiker die namens de Klant het bedrijf in de Dienst beheert (abonnement, team, instellingen).
- Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens de Klant toegang heeft tot de Dienst (eigenaar, manager, medewerker of een eigen rol).
- Locatie: een park, pand, magazijn, afdeling of andere plek waarvoor in de Dienst voorraad wordt bijgehouden en die niet is gearchiveerd.
- Klantgegevens: alle gegevens die de Klant en Gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden of via een koppeling laten verwerken.
- Overeenkomst: de overeenkomst tussen Kwantro en de Klant over de Dienst, inclusief deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Kwantro, elke bestelling via de website en elke Overeenkomst over de Dienst, ook voor maatwerk (Enterprise), tenzij de offerte uitdrukkelijk anders bepaalt.
2.2 Algemene of inkoopvoorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij Kwantro die schriftelijk heeft aanvaard.
2.3 Als een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
3. Zakelijk gebruik
3.1 De Dienst is uitsluitend bedoeld voor gebruik in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Door te bestellen verklaart de Klant dat hij handelt als onderneming of organisatie en niet als consument.
3.2 Omdat de Klant geen consument is, geldt er geen wettelijk herroepingsrecht (bedenktijd van 14 dagen). Een betaalde periode wordt niet terugbetaald, behalve waar deze voorwaarden dat uitdrukkelijk bepalen.
4. Bestellen en activeren
4.1 De Klant bestelt de Dienst via de website: hij kiest een abonnement en betaalperiode, voert de namen van zijn Locaties en zijn bedrijfs- en factuurgegevens in, gaat akkoord met deze voorwaarden en betaalt de eerste periode vooraf via onze betaaldienst Mollie.
4.2 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de betaling van de eerste periode is ontvangen. Kwantro maakt dan direct de bedrijfsomgeving met de opgegeven Locaties aan en stuurt de Eigenaar een e-mail om het account te activeren en een wachtwoord te kiezen. De factuur voor de eerste periode staat daarna in de app.
4.3 Blijft de betaling uit, dan komt er geen Overeenkomst tot stand en wordt er niets aangemaakt. De Klant kan de betaling binnen enkele dagen alsnog afronden via de link op de welkomstpagina.
4.4 Voor Enterprise (maatwerk) komt de Overeenkomst tot stand door schriftelijke aanvaarding van de offerte. Kwantro richt de omgeving in en nodigt de Eigenaar uit per e-mail.
4.5 Zelf registreren is niet mogelijk. Accounts ontstaan alleen door een bestelling, een offerte of een uitnodiging van de Klant. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die hij bij het bestellen opgeeft, waaronder het e-mailadres van de Eigenaar.
5. De dienst
5.1 Kwantro stelt de Dienst beschikbaar zoals die op dat moment functioneert en zoals beschreven op de website. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het abonnement; de Eigenaar kan functies per rol of per persoon aan- of uitzetten.
5.2 Kwantro ontwikkelt de Dienst voortdurend door en mag functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. De kern van de Dienst, voorraad bijhouden per Locatie met meerdere Gebruikers, blijft daarbij behouden. Van wezenlijke wijzigingen en nieuwe versies brengen wij de Eigenaar op de hoogte in de app en, als hij dat wil, per e-mail.
5.3 De Dienst is een hulpmiddel. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde voorraad, voor de instellingen die hij kiest (zoals minimums, goedkeuring, rechten en bewaartermijnen) en voor beslissingen die op basis van de Dienst worden genomen, zoals bestellingen, tellingen, afboekingen en rapportages.
5.4 De mobiele apps werken ook zonder internetverbinding: wijzigingen worden op het apparaat bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is. Tot dat moment zijn ze niet zichtbaar voor andere Gebruikers.
6. Abonnementen, locaties en prijzen
6.1 De vergoeding wordt berekend per Locatie per maand, volgens het gekozen abonnement (Basis, Starter, Professional of Enterprise) en de prijzen op de website op het moment van bestellen. Alle prijzen zijn exclusief btw. Elk abonnement kent een maximum aantal Locaties en Gebruikers; die maxima staan op de website.
6.2 Bij betaling per jaar betaalt de Klant tien maanden voor twaalf maanden gebruik, zoals vermeld op de website. Vanaf het aantal Locaties dat op de website staat geldt een volumekorting op de prijs per Locatie; die korting geldt niet in combinatie met een maatwerkprijs.
6.3 Kortingscodes en doorverwijscodes gelden onder de voorwaarden die bij de actie zijn vermeld. Een tegoed (bijvoorbeeld een gratis maand voor een doorverwijzing) wordt verrekend met de eerstvolgende factuur en wordt niet uitbetaald.
6.4 Een nieuwe Locatie vraagt de Eigenaar aan in de Dienst. Na goedkeuring door Kwantro is de Locatie beschikbaar en telt hij mee vanaf de eerstvolgende factuur. Een gearchiveerde Locatie telt vanaf de eerstvolgende factuur niet meer mee; de gegevens blijven bewaard.
6.5 Kwantro mag de prijzen ten hoogste eenmaal per jaar aanpassen. Een verhoging wordt ten minste 30 dagen voor ingang per e-mail aan de Eigenaar aangekondigd. Bij een verhoging van meer dan 5% mag de Klant de Overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum, ook tijdens een jaarperiode; het vooruitbetaalde deel voor de resterende periode wordt dan terugbetaald.
6.6 Voor Enterprise gelden de prijs, het aantal Locaties en de aanvullende afspraken uit de offerte.
7. Facturen en betaling
7.1 Kwantro factureert vooraf, per maand of per jaar, afhankelijk van de gekozen betaalperiode. Facturen worden aan het begin van elke periode aangemaakt en zijn beschikbaar in de app; de Eigenaar ontvangt er een e-mail over.
7.2 De betalingstermijn is 14 dagen na de factuurdatum. De Klant betaalt via de betaallink in de app (Mollie) of, als hij daarvoor een machtiging heeft afgegeven, door automatische afschrijving.
7.3 Bij een te late betaling stuurt Kwantro ten hoogste drie herinneringen: de eerste na het verstrijken van de betalingstermijn, de volgende telkens zeven dagen later. Is de factuur 14 dagen na de vervaldatum nog niet betaald, dan mag Kwantro de toegang tot de Dienst voor alle Gebruikers pauzeren. De Klantgegevens blijven tijdens het pauzeren bewaard; na betaling wordt de toegang direct hersteld.
7.4 Vanaf de vervaldatum is de Klant zonder nadere ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd. Buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de Klant, volgens de wettelijke staffel.
7.5 Bezwaren tegen een factuur meldt de Klant binnen 14 dagen na de factuurdatum. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
7.6 Een terugbetaling of storno van een betaling zet de bijbehorende factuur weer open; artikel 7.3 is dan van toepassing.
8. Duur, wijzigen en opzeggen
8.1 Een maandabonnement loopt per kalendermaand en is opzegbaar tegen het einde van de lopende maand.
8.2 Een jaarabonnement loopt twaalf maanden vanaf de eerste dag van de maand waarin de Overeenkomst tot stand komt en wordt daarna telkens met een jaar verlengd, tenzij een van beide partijen uiterlijk een maand voor het einde van de lopende periode heeft opgezegd.
8.3 Opzeggen gebeurt per e-mail aan vanaf het e-mailadres van de Eigenaar, met de naam van het bedrijf. Kwantro bevestigt de opzegging per e-mail en noemt daarin de einddatum.
8.4 De Eigenaar kan in de app een ander abonnement of een andere betaalperiode aanvragen. Na goedkeuring door Kwantro gaat de wijziging in bij de eerstvolgende factuurperiode. Bij een overstap naar een kleiner abonnement moet het aantal Locaties en Gebruikers binnen de maxima van dat abonnement passen.
8.5 Na het einde van de Overeenkomst kan de Klant tot 30 dagen daarna een export van zijn Klantgegevens opvragen (zie artikel 15). Daarna verwijdert Kwantro de Klantgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
9. Gebruikers en rechten
9.1 Gebruikers krijgen alleen toegang via een uitnodiging van de Eigenaar of, voor zover de Eigenaar dat toestaat, van een manager. De Klant bepaalt zelf wie hij uitnodigt, welke rol en rechten iemand krijgt en tot welke Locaties iemand toegang heeft, en is daarvoor verantwoordelijk.
9.2 Een account is persoonlijk. Gebruikers houden hun wachtwoord en pincode geheim en delen hun account niet. De Klant meldt een vermoeden van misbruik direct aan Kwantro.
9.3 Alleen Kwantro wijst de Eigenaar van een bedrijf aan of wijzigt die, op schriftelijk verzoek van de Klant. Een Gebruiker kan zijn eigen account verwijderen in de app, behalve als hij de enige Eigenaar van een bedrijf is.
9.4 De Eigenaar kan tweestapsverificatie verplicht stellen voor alle Gebruikers van het bedrijf. Kwantro mag tweestapsverificatie verplicht stellen voor rollen met verhoogde rechten.
10. Verplichtingen van de klant
10.1 De Klant gebruikt de Dienst in overeenstemming met deze voorwaarden en de wet, en zorgt dat zijn Gebruikers dat ook doen.
10.2 Het is niet toegestaan om: (a) de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden of om onrechtmatige inhoud op te slaan; (b) de beveiliging te omzeilen of te testen zonder schriftelijke toestemming; (c) de Dienst onredelijk te belasten, bijvoorbeeld met geautomatiseerde aanvragen buiten de API om; (d) te proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere klanten; (e) de Dienst door te verkopen of aan derden beschikbaar te stellen zonder toestemming van Kwantro.
10.3 De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens). De Klant voert zulke gegevens niet in, ook niet in notities, eigen velden of bijlagen.
10.4 De Klant zorgt voor eigen apparatuur, internetverbinding en een ondersteunde, actuele browser of app-versie.
11. Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups
11.1 Kwantro spant zich in voor een beschikbaarheid van de Dienst van 99,5% per kalendermaand, gemeten op de servers van Kwantro en exclusief aangekondigd onderhoud en overmacht. Dit is een inspanningsverplichting; alleen bij Enterprise kunnen in een aparte service level agreement harde afspraken worden gemaakt.
11.2 De actuele status is te zien op de statuspagina. Gepland onderhoud voeren wij waar mogelijk buiten kantoortijden uit en kondigen wij vooraf aan als er merkbare onderbreking wordt verwacht.
11.3 Kwantro maakt elke nacht een versleutelde back-up van de database en test elke nacht automatisch of die back-up terug te zetten is. Back-ups worden 90 dagen bewaard. Een back-up dient voor herstel na een storing bij Kwantro; het terugzetten van gegevens die een Gebruiker zelf heeft gewijzigd of verwijderd is daarmee niet mogelijk. De Dienst biedt daarvoor wel een activiteitenlog, de functie "ongedaan maken" (binnen 15 minuten) en goedkeuring vooraf.
12. Support en meekijken
12.1 Support verloopt per e-mail via en via de hulppagina's in de app. Kwantro streeft ernaar op werkdagen binnen één werkdag te reageren. Bij Professional en Enterprise worden vragen met voorrang behandeld. Support is in het Nederlands en Engels.
12.2 Medewerkers van Kwantro kunnen alleen meekijken in de omgeving van de Klant nadat de Eigenaar daarvoor in de app uitdrukkelijk en tijdelijk toestemming heeft gegeven. Meekijken is alleen-lezen en wordt vastgelegd in het auditlog van de Klant. Zonder toestemming heeft Kwantro alleen toegang voor zover dat strikt nodig is om een storing te verhelpen of een beveiligingsincident te onderzoeken; ook dat wordt vastgelegd.
13. AI-functies
13.1 Afhankelijk van het abonnement bevat de Dienst functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie van een externe leverancier (zie de privacyverklaring): het uitlezen van pakbonnen, tellen met een foto, de assistent, de voorspelling van verbruik, het weekverhaal en samenvattingen. Daarvoor worden de pakbon of foto, de vraag en de benodigde product- en voorraadgegevens naar die leverancier gestuurd. Volgens de voorwaarden van die leverancier worden de gegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
13.2 AI-uitkomsten zijn voorstellen en kunnen fouten bevatten. Voorraad wordt pas geboekt nadat een Gebruiker de regels heeft gecontroleerd en bevestigd. De Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van elke boeking en voor beslissingen op basis van voorspellingen of antwoorden van de assistent. De AI-functies nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor personen.
13.3 Voor AI-functies geldt een limiet voor redelijk gebruik (fair use) per bedrijf en per persoon per dag; de Dienst meldt het als de limiet is bereikt. Kwantro mag de limiet aanpassen en de AI-leverancier of het model vervangen zolang de functie behouden blijft.
14. Koppelingen en API
14.1 De Klant kan de Dienst koppelen aan diensten van derden, zoals webshops (Shopify, WooCommerce), boekhouding (Moneybird), kassasystemen (via import) en eigen systemen (API en webhooks, afhankelijk van het abonnement). De Klant sluit zelf de overeenkomst met die derden en is verantwoordelijk voor de sleutels en toegangen die hij invoert en voor wat hij via de koppeling laat verwerken.
14.2 Kwantro is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, werking of wijzigingen van diensten van derden. Wijzigt een derde zijn interface waardoor een koppeling niet meer werkt, dan spant Kwantro zich in om de koppeling binnen een redelijke termijn aan te passen.
14.3 API-sleutels zijn geheim en gebonden aan het bedrijf en de rechten waarvoor ze zijn aangemaakt. De Klant trekt een sleutel direct in bij vermoeden van misbruik. Kwantro mag redelijke limieten stellen aan het aantal aanvragen.
15. Gegevens, privacy en bewaartermijnen
15.1 De Klant blijft eigenaar van de Klantgegevens. Kwantro gebruikt Klantgegevens uitsluitend om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en verstrekt ze niet aan derden behalve aan de subverwerkers die nodig zijn voor de Dienst (zie de privacyverklaring) of als de wet dat vereist.
15.2 Voor zover Kwantro persoonsgegevens verwerkt namens de Klant (zoals namen, e-mailadressen en handelingen van Gebruikers), is Kwantro verwerker en de Klant verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Overeenkomst; de Eigenaar kan die in de app accepteren en de geaccepteerde versie terugzien.
15.3 De gegevens van elk bedrijf zijn op databaseniveau van elkaar gescheiden. De Eigenaar kan in de app op elk moment een volledige export van de Klantgegevens maken (JSON) en rapporten exporteren als CSV of PDF.
15.4 De Eigenaar kiest in de app hoe lang voorraadmutaties bewaard blijven (12 tot 120 maanden, of onbeperkt). Het auditlog wordt drie jaar bewaard. Facturen bewaart Kwantro zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.
15.5 Na het einde van de Overeenkomst verwijdert Kwantro de Klantgegevens 30 dagen na de einddatum, inclusief geüploade bestanden. Back-ups worden na 90 dagen automatisch verwijderd.
16. Intellectueel eigendom
16.1 Alle rechten op de Dienst, de software, het ontwerp, de documentatie, de video's en de naam Kwantro berusten bij Kwantro of bij onze licentiegevers. De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering.
16.2 De Klant mag de Dienst niet kopiëren, decompileren of nabouwen, en verwijdert geen verwijzingen naar Kwantro uit de Dienst.
16.3 Suggesties en feedback van de Klant mag Kwantro vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder vergoeding.
17. Aansprakelijkheid
17.1 De totale aansprakelijkheid van Kwantro voor schade die de Klant lijdt door een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of uit onrechtmatige daad is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald, met een maximum van € 10.000 per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen.
17.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: de redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, de redelijke kosten om de prestatie van Kwantro alsnog aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, en de redelijke kosten om verdere schade te voorkomen of te beperken.
17.3 Kwantro is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, schade door verkeerde of te late bestellingen, verloren of beschadigde gegevens door toedoen van de Klant of zijn Gebruikers, en schade door het gebruik van diensten van derden of AI-uitkomsten die niet zijn gecontroleerd.
17.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Kwantro of van onze leidinggevenden, en niet voor zover de wet een beperking niet toestaat.
17.5 Schade meldt de Klant zo snel mogelijk, en uiterlijk 30 dagen na ontdekking, schriftelijk aan Kwantro. Elk recht op schadevergoeding vervalt twaalf maanden na de gebeurtenis.
17.6 De Klant vrijwaart Kwantro tegen aanspraken van derden, waaronder Gebruikers en betrokkenen, die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door de Klant in strijd met de Overeenkomst of de wet.
18. Overmacht
18.1 Kwantro is niet gehouden tot nakoming als dat wordt verhinderd door overmacht. Daaronder vallen in elk geval storingen of uitval bij hosting-, telecom- of betaaldienstleveranciers, stroomuitval, internetstoringen, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, overheidsmaatregelen, brand, en ziekte of uitval van onmisbare medewerkers.
18.2 Duurt een overmachtsituatie langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplicht. Het vooruitbetaalde deel voor de periode na de beëindiging wordt terugbetaald.
19. Opschorting, beëindiging en wijzigingen
19.1 Kwantro mag de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten als de Klant of een Gebruiker deze voorwaarden ernstig schendt, de veiligheid of beschikbaarheid van de Dienst in gevaar brengt, of een betalingsachterstand heeft (artikel 7.3). Waar redelijkerwijs mogelijk waarschuwt Kwantro eerst en krijgt de Klant een redelijke termijn om de schending op te heffen.
19.2 Beide partijen mogen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen als de andere partij failliet is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd, haar onderneming staakt of na een schriftelijke ingebrekestelling een wezenlijke verplichting niet binnen 14 dagen nakomt.
19.3 Kwantro mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor ingang per e-mail aan de Eigenaar aangekondigd en op de website gepubliceerd. Is de Klant het niet eens met een wezenlijke wijziging in zijn nadeel, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum; het vooruitbetaalde deel voor de resterende periode wordt dan terugbetaald. Gebruikt de Klant de Dienst na de ingangsdatum, dan gelden de nieuwe voorwaarden.
19.4 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde van de Overeenkomst te blijven gelden (zoals aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, gegevens en de geheimhouding uit artikel 9 van de verwerkersovereenkomst), blijven van kracht.
20. Toepasselijk recht en geschillen
20.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
20.2 Bij een geschil proberen partijen er eerst samen uit te komen. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank in het arrondissement waar Kwantro is gevestigd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
20.3 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Een vertaling dient alleen ter informatie; bij verschillen geldt de Nederlandse tekst.