Juridisch
Privacyverklaring
Kwantro is software voor voorraadbeheer. Daarbij verwerken we persoonsgegevens: van bezoekers van deze website, van mensen die bestellen of contact opnemen, en van de medewerkers van onze klanten die de app gebruiken. Hier staat precies wat we verwerken, waarom, hoe lang, en met wie.
1. Wie zijn wij
, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer , gevestigd aan , is de aanbieder van Kwantro (website kwantro.com en app app.kwantro.com). Vragen over privacy stel je aan . We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming: onze kernactiviteiten bestaan niet uit grootschalige monitoring van personen of uit de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, dus dat is niet verplicht.
2. Twee rollen
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van de website, van mensen die bestellen of het contactformulier invullen, van de contactpersonen en eigenaren van klanten, en voor facturatie en support.
- Wij zijn verwerker voor de gegevens die klanten en hun medewerkers in de app invoeren: namen en e-mailadressen van gebruikers, hun rol en locaties, wie welke voorraadmutatie, telling of taak heeft gedaan, foto's en bijlagen. Daarvoor is de klant (jouw werkgever of opdrachtgever) verantwoordelijk; wij handelen volgens de verwerkersovereenkomst en de instructies van de klant.
3. Welke gegevens, waarom en hoe lang
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Bestelling: bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, factuuradres, naam en e-mailadres van de eigenaar, telefoonnummer (optioneel), gekozen abonnement en locatienamen | De bestelling afhandelen, de omgeving aanmaken, factureren | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (administratie) | Facturen en factuurgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Een bestelling die niet is betaald: 2 jaar |
| Betaalgegevens: betaalstatus, betaalmethode, Mollie-kenmerk, eventueel een incassomachtiging | Betalingen verwerken en controleren | Uitvoering van de overeenkomst | 7 jaar bij de factuur. Rekening- en kaartnummers zien wij niet; die verwerkt Mollie |
| Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld, als hash), taal, tweestapsverificatie, tijdstip van inloggen | Inloggen, beveiliging, de app in jouw taal | Uitvoering van de overeenkomst (namens de klant) | Zolang het account bestaat. Verwijder je je account, dan direct; eindigt de klant de overeenkomst, dan 30 dagen daarna |
| Gebruik in de app: rol, locaties, voorraadmutaties, tellingen, taken, bestellingen, uitleningen, goedkeuringen, met naam en tijdstip | Voorraadbeheer en controleerbaarheid voor de klant | Uitvoering van de overeenkomst (namens de klant) | Zolang de klant de dienst gebruikt; de eigenaar kan mutaties na 12 tot 120 maanden automatisch laten verwijderen. Na het einde: 30 dagen |
| Foto's en bestanden: pakbonnen, productfoto's, foto's bij verlies, bijlagen, bedrijfslogo | Voorraad bijwerken, producten herkennen, onderbouwing van afboekingen | Uitvoering van de overeenkomst (namens de klant) | Zolang de klant de dienst gebruikt. Na het einde: 30 dagen |
| Auditlog: wie wanneer instellingen, rollen, leden of koppelingen wijzigde, en wanneer support meekeek | Beveiliging en verantwoording richting de klant | Uitvoering van de overeenkomst (namens de klant); het vastleggen van meekijken door support: gerechtvaardigd belang van ons | 3 jaar |
| Contactformulier en e-mail aan support@, info@ of facturen@: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), je bericht | Je vraag beantwoorden, een demo of offerte regelen | Uitvoering van (pre)contractuele maatregelen; gerechtvaardigd belang | Tot 2 jaar na het laatste contact |
| Meldingen: pushtoken van je telefoon of browser, je meldingsvoorkeuren | Meldingen sturen die je zelf hebt aangezet | Uitvoering van de overeenkomst; je kunt ze altijd uitzetten | Tot je de meldingen uitzet; een token dat 180 dagen niet is gebruikt wordt verwijderd |
| Technische logs: IP-adres (bij bestellen en contact alleen als gehashte waarde, tegen misbruik; bij inloggen bewaart ons inlogsysteem het IP-adres van de sessie zolang die bestaat), tijdstip, foutmeldingen | Beveiliging, misbruik voorkomen, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang | Onze eigen logs 90 dagen; verbindingslogs bij onze hostingleveranciers korter |
| Back-ups van de database | Herstel na een storing | Gerechtvaardigd belang | 90 dagen, versleuteld |
We verzamelen niet meer dan nodig: geen geboortedatum, geen BSN, geen bijzondere persoonsgegevens. Kwantro is niet bedoeld voor zulke gegevens en klanten spreken af ze niet in te voeren.
E-mails die wij sturen. Activatie- en uitnodigingsmails, wachtwoordherstel, facturen en betaalherinneringen horen bij de dienst en kun je niet uitzetten. Het weekoverzicht, het weekverhaal en de mail over nieuwe versies zet je zelf aan of uit in de app. We sturen geen nieuwsbrieven of reclame.
4. Leveranciers (subverwerkers)
We verkopen geen gegevens en delen ze alleen met leveranciers die nodig zijn om de dienst te leveren. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden.
| Leverancier | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Database, opslag van bestanden, inloggen en de functies van de app | Datacenter van Amazon Web Services in Ierland (EU) |
| Cloudflare | Aanbieden van de website en de app (hosting, beveiliging van de verbinding) en het doorsturen van e-mail aan onze adressen | Cloudflare Inc. (VS), met servers in de EU; EU-modelcontractbepalingen |
| Google (Gmail) | Opslag van e-mail die je stuurt aan support@, info@ of [email protected] | Google Ireland Ltd. (EU) / Google LLC (VS); Data Privacy Framework en EU-modelcontractbepalingen |
| Resend | Versturen van e-mail: activatie, uitnodigingen, wachtwoordherstel, facturen, weekoverzicht, bevestigingen | Resend Inc. (VS); EU-modelcontractbepalingen |
| Mollie | Betalingen en incassomachtigingen. Mollie ontvangt de gegevens die voor de betaling nodig zijn; wij zien geen rekening- of kaartnummers | Mollie B.V., Amsterdam (EU) |
| Anthropic | AI-functies, alleen als je ze gebruikt (zie 7) | Anthropic PBC (VS); EU-modelcontractbepalingen; gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen |
| Expo | Afleveren van pushmeldingen in de mobiele app (alleen als je meldingen aanzet) | Expo (650 Industries, VS); EU-modelcontractbepalingen |
| Pushdiensten van Apple, Google en Mozilla | Afleveren van meldingen in de browser of op de telefoon (alleen als je meldingen aanzet). De inhoud van browsermeldingen is versleuteld; de pushdienst kan hem niet lezen | VS, met EU-modelcontractbepalingen |
| GitHub | Opslag van de nachtelijke back-ups, versleuteld met een sleutel die alleen Kwantro heeft | GitHub Inc. (VS); EU-modelcontractbepalingen |
Komt er een nieuwe leverancier bij die persoonsgegevens van klanten verwerkt, dan laten we dat eigenaren ten minste 30 dagen vooraf weten (zie de verwerkersovereenkomst).
5. Doorgifte buiten de EU
Je gegevens staan in de EU (Ierland). Alleen de versleutelde nachtelijke back-up staat bij GitHub (VS), onder de EU-modelcontractbepalingen en met een sleutel die alleen Kwantro heeft. Sommige leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar gegevens inzien, bijvoorbeeld voor support. Daarvoor gebruiken we de EU-modelcontractbepalingen (standard contractual clauses) en, waar de leverancier is gecertificeerd, het EU-US Data Privacy Framework. Bij de AI-functies gaan alleen de gegevens mee die voor die ene vraag nodig zijn.
6. Beveiliging
- De gegevens van elk bedrijf zijn op databaseniveau van elkaar gescheiden (row level security); dat wordt automatisch getest bij elke wijziging van de software.
- Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS/TLS). Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen. Inkoopprijzen zijn op kolomniveau afgeschermd voor wie ze niet mag zien.
- Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan door de eigenaar verplicht worden gesteld; de app kan met een pincode worden vergrendeld die alleen op het apparaat wordt bewaard.
- Elke nacht een versleutelde back-up, met een automatische hersteltest. Back-ups blijven 90 dagen bewaard.
- Onze medewerkers kijken alleen mee in een bedrijfsomgeving na uitdrukkelijke, tijdelijke toestemming van de eigenaar, alleen-lezen en vastgelegd in het auditlog.
- Wijzigingen van instellingen, rollen, leden en koppelingen staan in het auditlog van het bedrijf.
Datalekken melden we zonder onredelijke vertraging aan de getroffen klanten (uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking) en, als dat verplicht is, binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. AI-functies
Sommige functies gebruiken kunstmatige intelligentie van Anthropic: pakbonnen uitlezen, een schap tellen met een foto, de assistent, de voorspelling van verbruik, het weekverhaal en samenvattingen. Alleen als een gebruiker zo'n functie gebruikt, sturen we de pakbon of foto, de vraag en de daarvoor benodigde product- en voorraadgegevens naar Anthropic. Namen van medewerkers gaan daarbij niet mee, tenzij ze in een pakbon, foto of vraag staan. Anthropic gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze niet langer dan nodig voor het antwoord en voor misbruikcontrole. AI-uitkomsten zijn voorstellen; een mens controleert ze voordat er iets wordt geboekt. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen voor personen.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Gebruik je de app via je werkgever of opdrachtgever? Dan is die verantwoordelijk voor je gegevens. Neem eerst contact op met de eigenaar van het bedrijf in Kwantro; wij helpen hem daarbij. In de app kun je zelf je naam, taal en wachtwoord aanpassen, een export van je eigen gegevens maken en je account verwijderen (behalve als je de enige eigenaar van een bedrijf bent).
- Voor alle andere gegevens (bestelling, facturen, contact) mail je naar . We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat jij het bent, kunnen we je vragen te mailen vanaf het adres dat bij ons bekend is.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies en opslag
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentiediensten. Ook de lettertypen en video's laden we van onze eigen servers, zodat je IP-adres niet naar derden gaat. De app gebruikt alleen opslag in je browser of op je telefoon die nodig is om ingelogd te blijven, je voorkeuren te onthouden en offline te werken. Alles staat in de cookieverklaring.
10. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij een wezenlijke wijziging laten we eigenaren dat per e-mail of in de app weten.