Juridique
Déclaration de confidentialité
Ceci est une traduction. Seule la version néerlandaise est juridiquement contraignante.
Kwantro est un logiciel de gestion de stock. À ce titre, nous traitons des données personnelles : celles des visiteurs de ce site web, des personnes qui commandent ou nous contactent, et des employés de nos clients qui utilisent l’application. Vous trouverez ici précisément ce que nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps et avec qui.
1. Qui sommes-nous
, inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro , établie à , est le fournisseur de Kwantro (site web kwantro.com et application app.kwantro.com). Pour toute question relative à la confidentialité, adressez-vous à . Nous n’avons pas de délégué à la protection des données : nos activités principales ne consistent pas en une surveillance à grande échelle de personnes ni en un traitement de données personnelles sensibles, ce n’est donc pas obligatoire.
2. Deux rôles
- Nous sommes responsable du traitement pour les données des visiteurs du site web, des personnes qui commandent ou remplissent le formulaire de contact, des personnes de contact et propriétaires chez nos clients, ainsi que pour la facturation et l’assistance.
- Nous sommes sous-traitant pour les données que les clients et leurs employés saisissent dans l’application : noms et adresses e-mail des utilisateurs, leur rôle et leurs sites, qui a effectué quel mouvement de stock, quel inventaire ou quelle tâche, photos et pièces jointes. Le client (votre employeur ou donneur d’ordre) en est responsable ; nous agissons conformément à l’accord de sous-traitance et aux instructions du client.
3. Quelles données, pourquoi et pendant combien de temps
| Données | Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Commande : nom de l’entreprise, numéros KvK et de TVA, adresse de facturation, nom et adresse e-mail du propriétaire, numéro de téléphone (facultatif), abonnement choisi et noms des sites | Traiter la commande, créer l’environnement, facturer | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité) | Factures et données de facturation 7 ans (obligation fiscale de conservation). Une commande non payée : 2 ans |
| Données de paiement : statut du paiement, mode de paiement, référence Mollie, éventuellement un mandat de prélèvement | Traiter et vérifier les paiements | Exécution du contrat | 7 ans avec la facture. Nous ne voyons pas les numéros de compte ni de carte ; Mollie les traite |
| Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (uniquement chiffré, sous forme de hachage), langue, authentification à deux facteurs, heure de connexion | Connexion, sécurité, l’application dans votre langue | Exécution du contrat (pour le compte du client) | Tant que le compte existe. Si vous supprimez votre compte, immédiatement ; si le client met fin au contrat, 30 jours après |
| Utilisation de l’application : rôle, sites, mouvements de stock, inventaires, tâches, commandes, prêts, validations, avec nom et horodatage | Gestion de stock et traçabilité pour le client | Exécution du contrat (pour le compte du client) | Tant que le client utilise le service ; le propriétaire peut faire supprimer automatiquement les mouvements après 12 à 120 mois. Après la fin : 30 jours |
| Photos et fichiers : bons de livraison, photos de produits, photos en cas de perte, pièces jointes, logo de l’entreprise | Mettre à jour le stock, reconnaître les produits, justifier les sorties de stock | Exécution du contrat (pour le compte du client) | Tant que le client utilise le service. Après la fin : 30 jours |
| Journal d’audit : qui a modifié quand les paramètres, rôles, membres ou intégrations, et quand le support a consulté l’environnement | Sécurité et traçabilité envers le client | Exécution du contrat (pour le compte du client) ; l’enregistrement des consultations par le support : notre intérêt légitime | 3 ans |
| Formulaire de contact et e-mail à support@, info@ ou facturen@ : nom, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), votre message | Répondre à votre question, organiser une démo ou un devis | Exécution de mesures (pré)contractuelles ; intérêt légitime | Jusqu’à 2 ans après le dernier contact |
| Notifications : jeton push de votre téléphone ou navigateur, vos préférences de notification | Envoyer les notifications que vous avez vous-même activées | Exécution du contrat ; vous pouvez toujours les désactiver | Jusqu’à ce que vous désactiviez les notifications ; un jeton inutilisé pendant 180 jours est supprimé |
| Journaux techniques : adresse IP (lors de la commande et du contact uniquement sous forme hachée, contre les abus ; lors de la connexion, notre système d’authentification conserve l’adresse IP de la session tant qu’elle existe), horodatage, messages d’erreur | Sécurité, prévention des abus, résolution des pannes | Intérêt légitime | Nos propres journaux 90 jours ; les journaux de connexion chez nos hébergeurs moins longtemps |
| Sauvegardes de la base de données | Restauration après une panne | Intérêt légitime | 90 jours, chiffrées |
Nous ne collectons pas plus que nécessaire : pas de date de naissance, pas de numéro de sécurité sociale (BSN), pas de données personnelles sensibles. Kwantro n’est pas destiné à de telles données et les clients s’engagent à ne pas les saisir.
E-mails que nous envoyons. Les e-mails d’activation et d’invitation, la réinitialisation du mot de passe, les factures et les rappels de paiement font partie du service et ne peuvent pas être désactivés. Le récapitulatif hebdomadaire, le récit de la semaine et l’e-mail sur les nouvelles versions s’activent ou se désactivent dans l’application. Nous n’envoyons ni newsletters ni publicité.
4. Fournisseurs (sous-traitants ultérieurs)
Nous ne vendons aucune donnée et ne les partageons qu’avec les fournisseurs nécessaires à la fourniture du service. Avec chacun d’eux, nous avons conclu un accord de sous-traitance ou leurs conditions de sous-traitance s’appliquent.
| Fournisseur | Pour quoi | Où |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, stockage de fichiers, connexion et fonctions de l’application | Centre de données d’Amazon Web Services en Irlande (UE) |
| Cloudflare | Mise à disposition du site web et de l’application (hébergement, sécurisation de la connexion) et transfert des e-mails adressés à nos adresses | Cloudflare Inc. (États-Unis), avec des serveurs dans l’UE ; clauses contractuelles types de l’UE |
| Google (Gmail) | Stockage des e-mails que vous envoyez à support@, info@ ou [email protected] | Google Ireland Ltd. (UE) / Google LLC (États-Unis) ; Data Privacy Framework et clauses contractuelles types de l’UE |
| Resend | Envoi d’e-mails : activation, invitations, réinitialisation du mot de passe, factures, récapitulatif hebdomadaire, confirmations | Resend Inc. (États-Unis) ; clauses contractuelles types de l’UE |
| Mollie | Paiements et mandats de prélèvement. Mollie reçoit les données nécessaires au paiement ; nous ne voyons pas les numéros de compte ni de carte | Mollie B.V., Amsterdam (UE) |
| Anthropic | Fonctionnalités IA, uniquement si vous les utilisez (voir 7) | Anthropic PBC (États-Unis) ; clauses contractuelles types de l’UE ; les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles |
| Expo | Remise des notifications push dans l’application mobile (uniquement si vous activez les notifications) | Expo (650 Industries, États-Unis) ; clauses contractuelles types de l’UE |
| Services push d’Apple, Google et Mozilla | Remise des notifications dans le navigateur ou sur le téléphone (uniquement si vous activez les notifications). Le contenu des notifications du navigateur est chiffré ; le service push ne peut pas le lire | États-Unis, avec clauses contractuelles types de l’UE |
| GitHub | Stockage des sauvegardes nocturnes, chiffrées avec une clé que seul Kwantro détient | GitHub Inc. (États-Unis) ; clauses contractuelles types de l’UE |
Si un nouveau fournisseur traitant des données personnelles de clients s’ajoute, nous en informons les propriétaires au moins 30 jours à l’avance (voir l’accord de sous-traitance).
5. Transfert hors de l’UE
Vos données sont stockées dans l’UE (Irlande). Seule la sauvegarde nocturne chiffrée se trouve chez GitHub (États-Unis), sous les clauses contractuelles types de l’UE et avec une clé que seul Kwantro détient. Certains fournisseurs sont établis aux États-Unis ou peuvent y consulter des données, par exemple pour l’assistance. Pour cela, nous utilisons les clauses contractuelles types de l’UE (standard contractual clauses) et, lorsque le fournisseur est certifié, l’EU-US Data Privacy Framework. Pour les fonctionnalités IA, seules les données nécessaires à cette question précise sont transmises.
6. Sécurité
- Les données de chaque entreprise sont séparées au niveau de la base de données (row level security) ; cela est testé automatiquement à chaque modification du logiciel.
- Les connexions sont chiffrées (HTTPS/TLS). Les mots de passe sont stockés uniquement sous forme de hachage. Les prix d’achat sont protégés au niveau des colonnes pour ceux qui ne sont pas autorisés à les voir.
- L’authentification à deux facteurs est disponible et peut être rendue obligatoire par le propriétaire ; l’application peut être verrouillée par un code PIN conservé uniquement sur l’appareil.
- Chaque nuit, une sauvegarde chiffrée, avec un test de restauration automatique. Les sauvegardes sont conservées 90 jours.
- Nos collaborateurs n’accèdent à l’environnement d’une entreprise qu’après l’autorisation expresse et temporaire du propriétaire, en lecture seule et avec enregistrement dans le journal d’audit.
- Les modifications des paramètres, rôles, membres et intégrations figurent dans le journal d’audit de l’entreprise.
Nous signalons les violations de données sans retard injustifié aux clients concernés (au plus tard 48 heures après leur découverte) et, lorsque c’est obligatoire, dans les 72 heures à l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise de protection des données).
7. Fonctionnalités IA
Certaines fonctionnalités utilisent l’intelligence artificielle d’Anthropic : la lecture des bons de livraison, le comptage d’un rayon par photo, l’assistant, la prévision de consommation, le récit de la semaine et les résumés. Ce n’est que lorsqu’un utilisateur utilise une telle fonctionnalité que nous envoyons à Anthropic le bon de livraison ou la photo, la question et les données de produits et de stock nécessaires. Les noms des employés ne sont pas transmis, sauf s’ils figurent dans un bon de livraison, une photo ou une question. Anthropic n’utilise pas les données pour entraîner des modèles et ne les conserve pas plus longtemps que nécessaire pour la réponse et le contrôle des abus. Les résultats de l’IA sont des propositions ; un humain les vérifie avant tout enregistrement. Aucune décision automatisée ayant des effets juridiques pour des personnes n’est prise.
8. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité de vos données et d’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
- Vous utilisez l’application via votre employeur ou donneur d’ordre ? Dans ce cas, c’est lui qui est responsable de vos données. Contactez d’abord le propriétaire de l’entreprise dans Kwantro ; nous l’aidons dans cette démarche. Dans l’application, vous pouvez vous-même modifier votre nom, votre langue et votre mot de passe, exporter vos propres données et supprimer votre compte (sauf si vous êtes le seul propriétaire d’une entreprise).
- Pour toutes les autres données (commande, factures, contact), écrivez à . Nous répondons dans un délai d’un mois. Pour nous assurer de votre identité, nous pouvons vous demander d’écrire depuis l’adresse que nous connaissons.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont nous traitons vos données, nous aimerions le savoir. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise de protection des données).
9. Cookies et stockage
Ce site web ne place aucun cookie et n’utilise aucun service d’analyse ou de publicité. Les polices et les vidéos sont également chargées depuis nos propres serveurs, afin que votre adresse IP ne soit pas transmise à des tiers. L’application n’utilise que le stockage de votre navigateur ou de votre téléphone nécessaire pour rester connecté, mémoriser vos préférences et travailler hors ligne. Tout est détaillé dans la déclaration sur les cookies.
10. Modifications
Nous adaptons cette déclaration lorsque notre service ou la loi change. La date en haut indique quand cela s’est produit pour la dernière fois. En cas de modification substantielle, nous en informons les propriétaires par e-mail ou dans l’application.