Rechtliches
Datenschutzerklärung
Dies ist eine Übersetzung. Nur die niederländische Version ist rechtlich bindend.
Kwantro ist Software für die Bestandsverwaltung. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten: von Besuchern dieser Website, von Personen, die bestellen oder Kontakt aufnehmen, und von den Mitarbeitern unserer Kunden, die die App nutzen. Hier steht genau, was wir verarbeiten, warum, wie lange und mit wem.
1. Wer wir sind
, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer , mit Sitz in , ist der Anbieter von Kwantro (Website kwantro.com und App app.kwantro.com). Fragen zum Datenschutz richtest du an . Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten: Unsere Kerntätigkeiten bestehen nicht aus der umfangreichen Überwachung von Personen oder der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, daher ist das nicht verpflichtend.
2. Zwei Rollen
- Wir sind Verantwortlicher für die Daten von Besuchern der Website, von Personen, die bestellen oder das Kontaktformular ausfüllen, von den Ansprechpartnern und Inhabern unserer Kunden sowie für Rechnungsstellung und Support.
- Wir sind Auftragsverarbeiter für die Daten, die Kunden und ihre Mitarbeiter in der App eingeben: Namen und E-Mail-Adressen von Benutzern, ihre Rolle und Standorte, wer welche Bestandsbewegung, Zählung oder Aufgabe durchgeführt hat, Fotos und Anhänge. Dafür ist der Kunde (dein Arbeitgeber oder Auftraggeber) verantwortlich; wir handeln nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Weisungen des Kunden.
3. Welche Daten, warum und wie lange
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Bestellung: Firmenname, Handelsregisternummer (KvK) und USt-IdNr., Rechnungsadresse, Name und E-Mail-Adresse des Inhabers, Telefonnummer (optional), gewähltes Abonnement und Standortnamen | Die Bestellung abwickeln, die Umgebung anlegen, Rechnungen stellen | Erfüllung des Vertrags; gesetzliche Verpflichtung (Buchführung) | Rechnungen und Rechnungsdaten 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht). Eine nicht bezahlte Bestellung: 2 Jahre |
| Zahlungsdaten: Zahlungsstatus, Zahlungsmethode, Mollie-Kennung, gegebenenfalls ein Lastschriftmandat | Zahlungen verarbeiten und prüfen | Erfüllung des Vertrags | 7 Jahre bei der Rechnung. Konto- und Kartennummern sehen wir nicht; die verarbeitet Mollie |
| Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt, als Hash), Sprache, Zwei-Schritt-Verifizierung, Zeitpunkt der Anmeldung | Anmelden, Sicherheit, die App in deiner Sprache | Erfüllung des Vertrags (im Auftrag des Kunden) | Solange das Konto besteht. Löschst du dein Konto, dann sofort; beendet der Kunde den Vertrag, dann 30 Tage danach |
| Nutzung in der App: Rolle, Standorte, Bestandsbewegungen, Zählungen, Aufgaben, Bestellungen, Ausleihen, Freigaben, mit Name und Zeitpunkt | Bestandsverwaltung und Nachvollziehbarkeit für den Kunden | Erfüllung des Vertrags (im Auftrag des Kunden) | Solange der Kunde den Dienst nutzt; der Inhaber kann Bewegungen nach 12 bis 120 Monaten automatisch löschen lassen. Nach dem Ende: 30 Tage |
| Fotos und Dateien: Lieferscheine, Produktfotos, Fotos bei Verlust, Anhänge, Firmenlogo | Bestand aktualisieren, Produkte erkennen, Begründung von Abbuchungen | Erfüllung des Vertrags (im Auftrag des Kunden) | Solange der Kunde den Dienst nutzt. Nach dem Ende: 30 Tage |
| Audit-Log: wer wann Einstellungen, Rollen, Mitglieder oder Integrationen geändert hat, und wann der Support Einblick hatte | Sicherheit und Rechenschaft gegenüber dem Kunden | Erfüllung des Vertrags (im Auftrag des Kunden); die Protokollierung des Einblicks durch den Support: unser berechtigtes Interesse | 3 Jahre |
| Kontaktformular und E-Mail an support@, info@ oder facturen@: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), deine Nachricht | Deine Frage beantworten, eine Demo oder ein Angebot organisieren | Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen; berechtigtes Interesse | Bis 2 Jahre nach dem letzten Kontakt |
| Meldungen: Push-Token deines Telefons oder Browsers, deine Benachrichtigungseinstellungen | Meldungen senden, die du selbst aktiviert hast | Erfüllung des Vertrags; du kannst sie jederzeit ausschalten | Bis du die Meldungen ausschaltest; ein Token, das 180 Tage nicht verwendet wurde, wird gelöscht |
| Technische Logs: IP-Adresse (bei Bestellung und Kontakt nur als Hash-Wert, gegen Missbrauch; bei der Anmeldung speichert unser Anmeldesystem die IP-Adresse der Sitzung, solange diese besteht), Zeitpunkt, Fehlermeldungen | Sicherheit, Missbrauch verhindern, Störungen beheben | Berechtigtes Interesse | Unsere eigenen Logs 90 Tage; Verbindungslogs bei unseren Hosting-Anbietern kürzer |
| Backups der Datenbank | Wiederherstellung nach einer Störung | Berechtigtes Interesse | 90 Tage, verschlüsselt |
Wir erheben nicht mehr als nötig: kein Geburtsdatum, keine Sozialversicherungsnummer (BSN), keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Kwantro ist nicht für solche Daten gedacht, und Kunden verpflichten sich, sie nicht einzugeben.
E-Mails, die wir senden. Aktivierungs- und Einladungsmails, Passwort-Wiederherstellung, Rechnungen und Zahlungserinnerungen gehören zum Dienst und lassen sich nicht abschalten. Die Wochenübersicht, den Wochenbericht und die Mail über neue Versionen schaltest du selbst in der App ein oder aus. Wir senden keine Newsletter oder Werbung.
4. Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter)
Wir verkaufen keine Daten und teilen sie nur mit Dienstleistern, die für die Erbringung des Dienstes nötig sind. Mit jedem von ihnen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, oder es gelten deren Auftragsverarbeitungsbedingungen.
| Dienstleister | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Speicherung von Dateien, Anmeldung und die Funktionen der App | Rechenzentrum von Amazon Web Services in Irland (EU) |
| Cloudflare | Bereitstellung der Website und der App (Hosting, Absicherung der Verbindung) und Weiterleitung von E-Mails an unsere Adressen | Cloudflare Inc. (USA), mit Servern in der EU; EU-Standardvertragsklauseln |
| Google (Gmail) | Speicherung von E-Mails, die du an support@, info@ oder [email protected] sendest | Google Ireland Ltd. (EU) / Google LLC (USA); Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln |
| Resend | Versand von E-Mails: Aktivierung, Einladungen, Passwort-Wiederherstellung, Rechnungen, Wochenübersicht, Bestätigungen | Resend Inc. (USA); EU-Standardvertragsklauseln |
| Mollie | Zahlungen und Lastschriftmandate. Mollie erhält die für die Zahlung nötigen Daten; wir sehen keine Konto- oder Kartennummern | Mollie B.V., Amsterdam (EU) |
| Anthropic | KI-Funktionen, nur wenn du sie nutzt (siehe 7) | Anthropic PBC (USA); EU-Standardvertragsklauseln; Daten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet |
| Expo | Zustellung von Push-Meldungen in der mobilen App (nur wenn du Meldungen aktivierst) | Expo (650 Industries, USA); EU-Standardvertragsklauseln |
| Push-Dienste von Apple, Google und Mozilla | Zustellung von Meldungen im Browser oder auf dem Telefon (nur wenn du Meldungen aktivierst). Der Inhalt von Browser-Meldungen ist verschlüsselt; der Push-Dienst kann ihn nicht lesen | USA, mit EU-Standardvertragsklauseln |
| GitHub | Speicherung der nächtlichen Backups, verschlüsselt mit einem Schlüssel, den nur Kwantro hat | GitHub Inc. (USA); EU-Standardvertragsklauseln |
Kommt ein neuer Dienstleister hinzu, der personenbezogene Daten von Kunden verarbeitet, informieren wir Inhaber mindestens 30 Tage vorher (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag).
5. Übermittlung außerhalb der EU
Deine Daten liegen in der EU (Irland). Nur das verschlüsselte nächtliche Backup liegt bei GitHub (USA), unter den EU-Standardvertragsklauseln und mit einem Schlüssel, den nur Kwantro hat. Einige Dienstleister sind in den Vereinigten Staaten ansässig oder können dort Daten einsehen, zum Beispiel für den Support. Dafür nutzen wir die EU-Standardvertragsklauseln (standard contractual clauses) und, wo der Dienstleister zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework. Bei den KI-Funktionen werden nur die Daten übermittelt, die für diese eine Anfrage nötig sind.
6. Sicherheit
- Die Daten jedes Unternehmens sind auf Datenbankebene voneinander getrennt (Row Level Security); das wird bei jeder Änderung der Software automatisch getestet.
- Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Einkaufspreise sind auf Spaltenebene für alle abgeschirmt, die sie nicht sehen dürfen.
- Zwei-Schritt-Verifizierung ist verfügbar und kann vom Inhaber verpflichtend gemacht werden; die App kann mit einem PIN-Code gesperrt werden, der nur auf dem Gerät gespeichert wird.
- Jede Nacht ein verschlüsseltes Backup, mit automatischem Wiederherstellungstest. Backups werden 90 Tage aufbewahrt.
- Unsere Mitarbeiter sehen nur nach ausdrücklicher, zeitlich begrenzter Erlaubnis des Inhabers in eine Unternehmensumgebung hinein, nur lesend und protokolliert im Audit-Log.
- Änderungen an Einstellungen, Rollen, Mitgliedern und Integrationen stehen im Audit-Log des Unternehmens.
Datenpannen melden wir ohne unangemessene Verzögerung den betroffenen Kunden (spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Entdeckung) und, wenn vorgeschrieben, innerhalb von 72 Stunden der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens).
7. KI-Funktionen
Einige Funktionen nutzen künstliche Intelligenz von Anthropic: Lieferscheine auslesen, ein Regal per Foto zählen, der Assistent, die Verbrauchsprognose, der Wochenbericht und Zusammenfassungen. Nur wenn ein Benutzer eine solche Funktion nutzt, senden wir den Lieferschein oder das Foto, die Frage und die dafür nötigen Produkt- und Bestandsdaten an Anthropic. Namen von Mitarbeitern werden dabei nicht übermittelt, es sei denn, sie stehen auf einem Lieferschein, Foto oder in einer Frage. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Trainieren von Modellen und bewahrt sie nicht länger auf, als für die Antwort und die Missbrauchskontrolle nötig ist. KI-Ergebnisse sind Vorschläge; ein Mensch prüft sie, bevor etwas gebucht wird. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung für Personen getroffen.
8. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit deiner Daten und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses.
- Nutzt du die App über deinen Arbeitgeber oder Auftraggeber? Dann ist dieser für deine Daten verantwortlich. Wende dich zuerst an den Inhaber des Unternehmens in Kwantro; wir unterstützen ihn dabei. In der App kannst du selbst deinen Namen, deine Sprache und dein Passwort ändern, einen Export deiner eigenen Daten erstellen und dein Konto löschen (außer wenn du der einzige Inhaber eines Unternehmens bist).
- Für alle anderen Daten (Bestellung, Rechnungen, Kontakt) schreibst du an . Wir antworten innerhalb eines Monats. Um sicherzugehen, dass du es bist, können wir dich bitten, von der bei uns bekannten Adresse zu schreiben.
Bist du mit unserem Umgang mit deinen Daten nicht einverstanden, hören wir das gern. Du kannst auch eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens einreichen.
9. Cookies und Speicher
Diese Website setzt keine Cookies und nutzt keine Analyse- oder Werbedienste. Auch die Schriften und Videos laden wir von unseren eigenen Servern, damit deine IP-Adresse nicht an Dritte geht. Die App nutzt nur Speicher in deinem Browser oder auf deinem Telefon, der nötig ist, um angemeldet zu bleiben, deine Einstellungen zu merken und offline zu arbeiten. Alles steht in der Cookie-Erklärung.
10. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Dienst oder das Gesetz ändert. Das Datum oben zeigt, wann das zuletzt geschehen ist. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir Inhaber per E-Mail oder in der App.